Ergens weet je het wel: er zit werk in je bedrijf dat niemand graag doet, dat te lang duurt en dat je team terughoudt van het werk dat er echt toe doet. Maar waar begin je als je AI wilt inzetten? En hoe voorkom je dat je maanden aan het onderzoeken bent voordat er iets gebeurt?

Het antwoord is verrassend simpel. Je hebt geen uitgebreid adviestraject nodig om een eerste beeld te krijgen. Met een vrije middag, een spreadsheet en de vier stappen hieronder breng je in kaart waar de grootste kansen liggen. Dit is dezelfde aanpak die ik gebruik als ik een AI-audit doe voor een klant, alleen dan in de lichte versie die je vandaag zelf kunt uitvoeren.

Stap 1: verzamel de taken per rol

Pak je organigram erbij, of gewoon de lijst van functies in je team. Loop elke rol langs en schrijf per persoon op welke terugkerende taken ze uitvoeren. Denk niet in projecten, maar in handelingen. Dus niet “klantenservice” maar “binnenkomende mails lezen, categoriseren en toewijzen aan de juiste collega.” Hoe specifieker, hoe beter.

Stel je team dezelfde vraag: “Welke taak zou je het liefst nooit meer zelf doen?” Je krijgt antwoorden die je zelf niet had bedacht. Noteer alles, ook de kleine dingen. Juist de taken van vijf minuten die twintig keer per dag gebeuren, tellen hard mee.

Probeer per rol minimaal vijf tot tien taken te benoemen. Bij een team van twintig mensen heb je dan al snel honderd regels. Dat voelt veel, maar dat is precies wat je wilt. Je gaat straks filteren.

Stap 2: scoor elke taak op vier criteria

Maak vier kolommen naast je takenlijst en geef elke taak een score van 1 tot 5 op deze criteria:

• Repetitief: hoe vaak wordt deze taak herhaald? Dagelijks en op dezelfde manier is een 5.
• Tijdrovend: hoeveel uren per week gaan erin zitten, over het hele team gerekend?
• Foutgevoelig: hoe vaak gaat het mis? Denk aan typefouten, verkeerde gegevens, gemiste deadlines.
• Niet schaalbaar: als je bedrijf verdubbelt, verdubbelt dan ook het aantal mensen dat je nodig hebt voor deze taak?

Tel de vier scores bij elkaar op. Het maximum is 20. Sorteer je lijst van hoog naar laag. De taken bovenaan zijn je grootste kansen. Dat zijn de plekken waar een AI-agent het meeste verschil kan maken.

Besteed hier niet te lang aan. Een ruwe inschatting is goed genoeg. Het gaat om de rangorde, niet om precisie tot achter de komma.

Stap 3: reken de uren en de kosten uit

Pak je top tien en schat per taak hoeveel uur per week je team eraan kwijt is. Vermenigvuldig dat met het gemiddelde uurloon inclusief alle kosten. Dat geeft je een weekbedrag. Vermenigvuldig met 48 werkweken en je hebt een jaarbedrag.

Een rekenvoorbeeld: stel dat drie medewerkers samen acht uur per week besteden aan het handmatig overzetten van data tussen twee systemen. Bij een belast uurloon van 45 euro is dat 360 euro per week, oftewel ruim 17.000 euro per jaar. Dan wordt het ineens heel concreet of een oplossing de investering waard is.

Je hoeft dit niet voor alle honderd taken te doen. Alleen voor de taken die in stap 2 bovenaan kwamen. Die top tien geeft je een helder beeld van wat er op tafel ligt.

Stap 4: kies je top 3 en bepaal de volgorde

Je hebt nu een gesorteerde lijst met scores en een geldwaarde. Kies drie taken om mee te beginnen. Houd daarbij rekening met twee extra vragen:

1. Hoe complex is de taak om te automatiseren? Een taak met duidelijke regels en digitale input is makkelijker dan iets waarvoor je eerst papieren processen moet digitaliseren.
2. Hoe groot is de impact op je team? Begin met iets dat je mensen direct lucht geeft. Dat zorgt voor draagvlak voor de volgende stap.

Zet je top 3 in volgorde van makkelijkst naar moeilijkst. Je eerste project moet een snelle winst zijn: iets dat binnen weken draait en zichtbaar resultaat oplevert. Dat geeft vertrouwen, zowel bij jou als bij je team.

Wat levert dit je op?

Na een middag heb je drie dingen die de meeste bedrijven niet hebben: een compleet overzicht van herhalend werk, een onderbouwde ranglijst, en een startpunt met een duidelijke businesscase. Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Je hoeft alleen te weten waar je begint.

Bij een volledige AI-audit ga ik dieper: ik kijk ook naar de verbindingen tussen taken, naar welke agents samenwerken en waar de mens het beste kan ingrijpen. Maar deze lichte versie brengt je al verrassend ver.

Wil je er samen doorheen lopen?

Als je je spreadsheet hebt ingevuld en wilt sparren over de uitkomst, of als je liever wilt dat ik het hele plaatje in kaart breng: plan dan een vrijblijvende kennismaking in. Dan kijken we samen naar je top 3 en wat er nodig is om de eerste agent live te krijgen.